Memaksimalkan Bantuan Pengelola Teknis Dalam Penyelenggaraan Pembangunan Bangunan Gedung Negara



Anda pasti pernah melihat pembangunan gedung pemerintah seperti rumah sakit, lembaga pemasyarakatan, kantor pajak, dll kan? Gedung-gedung tersebut dinamakan Gedung Negara. Dalam pembangunan sebuah gedung negara, pemilik gedung wajib meminta bantuan teknis kepada pembina penyelenggaraan bangunan gedung di daerah. Siapa pembina penyelenggaraan bangunan gedung itu? Mereka adalah (1) Direktur Bina Penataan Bangunan jika bangunan gedung negara yang dibangun itu berada Jakarta atau di luar negeri dan (2) Kepala Dinas Pekerjaan Umum Provinsi atau kepala instansi teknis pemerintah provinsi jika gedung negara yang akan dibangun berada di daerah.
Nah, jika anda seorang pegawai pemerintah (baik PNS maupun PPPK) dan pimpinan anda mau membangun sebuah gedung negara sebaiknya kamu memperhatikan hal-hal dibawah ini dalam proses pembangunannya .

1.  Surat Permohonan

Ajukan surat permintaan pengelola teknis ke Dinas PUPR provinsi. Dalam surat tersebut jelaskan paket pekerjaan apa yang akan anda lakukan. Nilainya berapa, lokasinya dimana dan tahun berapa rencana pembangunannya. Lengkapi pula dengan Kerangka Acuan Kerja jika anda telah membuatnya di kantor.

2. Peran Dinas PUPR Provinsi & Sekretariat Pengelola Teknis

Serahkan surat tersebut ke Dinas PUPR provinsi atau instansi teknis lainnya yang membidangi Bantuan Teknis Bangunan Gedung Negara. Cari tahu dimana bidang/bagian yang mengurusnya dan adakan kontak dengan sekretariat mereka. Untuk diketahui, instansi manapun yang mengelola bantuan teknis ini pasti memiliki sekretariat yang bertugas mendukung tugas-tugas administratif para Pengelola Teknis. Sekretariat ini adalah unit yang bertugas dan merupakan bagian dari Tim Pelaksana Koordinasi Bantuan Tenaga Teknis Pembangunan Bangunan Gedung Negara yang dibentuk oleh Kepala Dinas PUPR atau kepala instansi yang membidangi pembinaan bangunan gedung negara dan penyelenggaraan bangunan gedung di daerah.

3.    Lengkapi Data

Jika pihak Dinas PUPR menghubungi anda untuk meminta data-data lengkap mengenai bangunan yang akan anda bangun, serahkan semua data tersebut melalui sekretariat.

4.    Surat Penugasan

Mintalah surat penugasan Pengelola Teknis dari Dinas PUPR jika seorang atau beberapa orang Pengelola Teknis datang melaporkan diri ke kantor anda. Tanyakan identitas jelas mereka untuk memudahkan komunikasi diwaktu yang akan datang.

5.    SK Penetapan Organisasi Pengelola Kegiatan

Buatlah penetapan Pengelola Teknis dengan membuat Surat Keputusan Pembentukan Organisasi Pengelola Kegiatan Pembangunan Gedung Negara dan sampaikan kepada para Pengelola Teknis yang telah datang melapor. Surat Keputusan ini dapat ditembuskan pula kepada Dinas PUPR (dan juga Direktur Bina Penataan Bangunan di Jakarta) sebagai penanggungjawab kegiatan Bantuan Teknis ini.

6.    Lengkapi Administrasi

Catat tanggal penerimaan Surat Keputusan oleh para Pengelola Teknis, buat laporan tanda terimanya dan bila perlu buatkan dokumentasinya.

7.    Rapat Persiapan

Nah sekarang para Pengelola Teknis ini siap bertugas. Undanglah mereka dalam rapat persiapan. Bicarakan hal-hal penting mengenai pembangunan gedung negara anda dan catat pendapat dan saran mereka dalam sebuah notulen. Jangan lupa, anda akan membutuhkan absen, foto dan notulen sebagai bukti rapat persiapan telah dilaksanakan. Rapat persiapan adalah salah satu rangkaian kegiatan yang disyaratkan oleh Perpres No 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang & Jasa Pemerintah. Jika gedung negara yang akan anda bangun merupakan gedung yang ditetapkan oleh kepala daerah sebagai bangunan gedung hijau maka tinjau lagi pengenaan persyaratan gedung hijau ini seperti yang diatur dalam  regulasi terkait.
Rapat Persiapan Pengelola Teknis Dengan PPK dan KPA


8. Pengadaan Barang & Jasa

Para Pengelola Teknis ini biasanya dibekali dengan ilmu pengadaan barang dan jasa pemerintah sehingga anda dapat pula meminta saran mereka dalam hal pengadaan barang dan jasa yang sedang anda lakukan dalam kantor anda.

9. Laporan Rutin

Oh iya, para Pengelola Teknis ini membutuhkan pula absen, foto dan notulen rapat yang telah anda buat sebagai bukti eksistensi mereka di kantor anda dan juga sebagai bahan laporan mereka kepada koordinator bantuan teknis plus laporan kepada Direktur Bina Penataan Bangunan di Jakarta. Buatlah Salinan aslinya untuk mereka bawa pulang.

10. Tugas Pengelola Teknis

Pertemukan Pengelola Teknis ini dengan para pengawas anda. Ingat, PENGELOLA TEKNIS BUKAN PENGAWAS LAPANGAN. Para pengelola teknis ini bertugas mendampingi PPK dan KPA serta struktur di bawahnya dalam membangun bangunan gedung negara, jadi anda harus menunjuk staf anda sendiri sebagai pengawas bangunan gedung yang akan anda bangun. Segala tanggung jawab atas pembangunan gedung itu menjadi tanggung jawab pengawas, PPK dan KPA dan bukan tanggung jawab para Pengelola Teknis. Para Pengelola Teknis ini bertanggungjawab secara teknis administratif, artinya, mereka memang akan meninjau lapangan dan memberikan saran-saran teknis namun saran-saran mereka akan tertuang dalam notulen rapat yang sebaiknya anda adakan secara periodik. Para Pengelola Teknis ini juga dapat memberikan saran teknis teknologis dan saran manajemen jika kegiatan pembangunan gedung anda mengalami keterlambatan, kurang tertib, terdapat inefisiensi atau kualitasnya kurang memuaskan anda. Sekali lagi, saran-saran mereka akan dituangkan dalam notulen rapat yang anda lakukan secara periodik.

"Pengelola Teknis bukan pengawas lapangan. Anda tidak akan membutuhkan mereka untuk menandatangani dokumen pencairan apapun yang berkaitan dengan pembangunan gedung anda"

 11.  Masa Tugas

Masa tugas para Pengelola Teknis ini adalah satu tahun anggaran, termasuk jika pembangunan gedung anda berlangsung dalam tahun jamak (multi years project). Dalam kurun setahun itu anda dapat memberikan masukan atas kinerja mereka kepada pihak Dinas PUPR sebagai instansi yang mengutus mereka. Jika anda memasuki tahun berikutnya dalam proses pembangunan gedung (multi years contract), anda bisa memperpanjang masa tugas mereka dengan mengajukan permohonan ulang kepada pihak Dinas PUPR.
"Pengelola Teknis akan bertugas di instansi anda sejak masa programming hingga masa operasional/pemeliharaan gedung"

12. Lingkup Tugas

Para Pengelola Teknis ini bertugas sejak proses programming. Jadi mintalah saran mereka bukan hanya pada saat pembangunan melainkan sejak anda melakukan rencana untuk memasukkan sejumlah dana kedalam dokumen Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) atau dokumen Rencana Kegiatan Anggaran (RKA). Dalam proses persiapan seperti ini, para Pengelola Teknis dapat membantu anda dalam menyiapkan Kerangka Acuan Kerja (KAK), memperkirakan durasi kontrak kerja konsultan perencana, konsultan pengawas dan kontraktor, Menyiapkan model berita acara persetujuan kemajuan pekerjaan untuk pembayaran angsuran dan berita acara lainnya yang berkaitan dengan kegiatan pembangunan.

13. Pengadaan Jasa Konsultansi Perencana

Setelah proses programming dan DIPA/RKA anda disahkan, tentunya anda akan segera mengadakan seleksi penyedia jasa perencana. Seperti dipaparkan pada point sebelumnya, anda dapat meminta saran Pengelola Teknis dalam proses seleksi ini.

14. Lingkup Tugas Konsultan Perencana

Setelah konsultan perencana ditunjuk, mintalah Pengelola Teknis untuk mengadakan evaluasi dan pengendalian pekerjaan konsultan perencana. Ingat bahwa output dari sebuah perencanaan paling tidak adalah :
a.    Perencanaan Tapak/Site Plan
b.    Gambar-gambar arsitektur (denah, tampak & potongan)
c.    Gambar-gambar struktur (detail struktur)
d.    Gambar-gambar Utilitas ME (detail jaringan telepon, internet, listrik, air bersih/kotor, dll)
e.    Rencana Kerja & Syarat-Syarat (RKS)
f.     Spesifikasi Teknis
g.    Rencana Anggaran Biaya
h.    Dokumen Lelang
15. Rapat Evaluasi
Saat konsultan perencana selesai melaksanakan tugasnya, anda tidak perlu meminta Pengelola Teknis ataupun pihak Dinas PUPR atau instansi teknis penanggung jawab pembinaan gedung negara untuk menandatangani dokumen perencanaan apapun yang terdapat pada point a sampai dengan h. Cukup adakan rapat evaluasi akhir dan mintalah saran-saran Pengelola Teknis yang dapat anda catat dalam bentuk notulen.
"Anda tidak membutuhkan tanda tangan dari Pengelola Teknis atau Kepala Dinas PU Provinsi atau Kepala Bidang Cipta Karya atau kepala instansi teknis yang membidangi pembinaan bangunan gedung lainnya dalam dokumen perencanaan anda"

16. Pengadaan Jasa Konsultansi Pengawas

Perhatikan bahwa dalam pembangunan gedung ini anda juga harus menunjuk konsultan pengawas dan kontrak konsultan pengawas ini sebaiknya bersamaan mulai dan berakhirnya dengan kontrak kontraktor pelaksana.

17. Lingkup Tugas Konsultan Pengawas

Mintalah agar Pengelola Teknis dapat mengendalikan kinerja konsultan pengawas. Ingatlah bahwa konsultan pengawas paling tidak menghasilkan output dibawah ini :
a.    Laporan pelaksanaan pekerjaan (harian, pekanan & bulanan)
b.    Berita Acara Kemajuan Pekerjaan Konstruksi
c.    Laporan hasil test dan pengujian alat/bahan dalam pelaksanaan konstruksi
d.    Laporan masa pemeliharaan
e.    Dokumen pendaftaran bangunan gedung negara

18. Lingkup Tugas Kontraktor

Dalam proses pengadaan jasa kontraktor, mintalah kembali saran dari Pengelola Teknis. Ingatlah bahwa dalam proses pembangunan nanti kontraktor paling tidak harus memenuhi output :
a.    Bangunan yang sudah selesai sesuai kontrak
b.    Laporan Pelaksanaan Pembangunan (harian, pekanan & bulanan)
c.    Izin Mendirikan Bangunan
d.    Petunjuk Operasional & Pemeliharaan
e.    Dokumen gambar terbangun (As Built Drawing)

19. Sertifikat Laik Fungsi & Huruf Daftar Nomor

Pada tahap pasca-konstruksi, Pengelola Teknis dapat membantu anda dalam kegiatan persiapan untuk mendapatkan Sertifikat Laik Fungsi (SLF) dari Instansi Teknis Daerah dan pendaftaran sebagai bangunan gedung negara untuk mendapatkan Huruf Daftar Nomor (HDNo)  dari Kementerian Pekerjaan Umum.

20. Operasional & Pemeliharaan Gedung

Saat bangunan anda selesai dan siap dioperasionalkan, mintalah saran dari para Pengelola Teknis ini tentang bagaimana melakukan pemeliharaan atas gedung anda. Hal ini menjadi mudah jika merujuk kepada petunjuk OP&M yang telah dibuat oleh kontraktor. Mendampingi anda dalam merawat gedung adalah termasuk dalam tugas mereka pasca pembangunan.

Demikianlah beberapa hal yang dapat anda maksimalkan dalam bekerja sama dengan para Pengelola Teknis dalam menyelenggarakan bangunan gedung negara. Semoga gedung atau sarana apapun yang sedang atau akan anda kerjakan bisa dibangun dengan kualitas memuaskan.















Subscribe to receive free email updates:

0 Response to "Memaksimalkan Bantuan Pengelola Teknis Dalam Penyelenggaraan Pembangunan Bangunan Gedung Negara"

Post a Comment