Perbedaan Pre Award Meeting (PAM) dan Pre Construction Meeting (PCM)

Bagi anda yang sering berkecimpung dalam dunia jasa konstruksi, istilah PAM (Pre Award Meeting) dan PCM (Pre Construction Meeting) ini mungkin adalah dua istilah yang sering anda dengar. Akan tetapi bagi para pemula dalam dunia jasa konstruksi, untuk membedakannya barangkali akan membingungkan. Nah agar tidak bingung membedakan dan menggunakannya, mari kita lihat apa dan bagaimana kedua istilah ini digunakan dalam dunia jasa konstruksi di Indonesia.

LATAR BELAKANG

Pembangunan sarana dan prasarana Bidang Pekerjaan Umum menuntut efisiensi, efektifitas dan produktifitas yang baik karena biasanya investasi pemerintah di bidang kePU-an ini memakan biaya yang tidak sedikit. Untuk tercapainya efektifitas, efisiensi dan produktifitas ini diperlukan pengawasan melekat yang dilakukan secara berkesinambungan. Nah agar para penyelenggara jasa konstruksi bisa melakukan tugasnya dengan baik, tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku dan dapat menepati ketentuan mutu, waktu dan biaya diperlukan pertemuan-pertemuan antara Kuasa Pengguna Anggaran (dalam tulisan ini selanjutnya akan disebut KPA) dan penyedia jasa selaku mitra kerja KPA. Ada dua pertemuan yang secara detail diatur dalam regulasi mengenai pengadaan barang dan jasa pemerintah yaitu : PRE AWARD MEETING (PAM) dan PRE CONSTRUCTION MEETING (PCM).

Rapat persiapan pelaksanaan kontrak. Photo by Kaboompics.com

PENGERTIAN

PAM (PRE AWARD MEETING)

PAM pada intinya adalah rapat persiapan penunjukan penyedia jasa. Dalam rangkaian proses panjang sebuah pemilihan penyedia jasa, Kepala Satuan Kerja sebagai Kuasa Pengguna Anggaran adalah orang yang diberi wewenang sesuai undang-undang untuk menunjuk penyedia jasa setelah Kelompok Kerja Pemilihan Penyedia Jasa mengumumkan pemenang tender. Akan tetapi dalam menjalankan kewenangannya KPA harus berhati-hati dalam menunjuk penyedia jasa dan untuk itulah rapat Pre Award Meeting ini dilakukan. Singkatnya, PAM dilakukan sebelum tanda tangan kontrak.

PCM (PRE CONSTRUCTION MEETING)

Setelah penyedia jasa ditunjuk, KPA selaku pimpinan kegiatan akan meminta penyedia jasa untuk segera melakukan pembangunan di lapangan. Akan tetapi sebelum turun lapangan, penyedia jasa dan KPA beserta struktur organisasinya harus melakukan rapat persiapan. Rapat inilah yang dinamakan sebagai PCM. Rapat PCM selambat-lambatnya dilakukan 7 hari (kalender) setelah Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) ditandatangani KPA. Singkatnya, PCM dilakukan sebelum pekerjaan lapangan/pelaksanaan kontrak.

FUNGSI

Apa saja fungsi kedua rapat ini?

PAM (PRE AWARD MEETING) berfungsi sebagai berikut :

1. PAM adalah saringan akhir sebelum KPA dan penyedia jasa bersepakat dalam kontrak. Bisa saja terjadi setelah pemenang diumumkan, kedua belah pihak tidak menemukan kesepakatan untuk hal-hal spesifik.

2. PAM adalah titik awal proses administrasi sebuah project dalam tahapan pembangunannya. Akan tetapi proses administrasi pada tahapan lain seperti tahap perencanaan dan tahap pemilihan penyedia jasa tentu saja tetap menjadi bagian integral dari kegiatan pembangunan.

3. PAM adalah ajang pembuktian profesionalisme penyedia jasa dan juga penguasaan KPA atas pekerjaan yang akan dipimpinnya

PCM (PRE CONSTRUCTION MEETING) berfungsi sebagai berikut :

1. PCM adalah sarana perkenalan antara struktur organisasi KPA dengan struktur organisasi penyedia jasa. Dalam rapat ini para asisten dan staf dari pihak KPA bisa saling kenal dengan para Tenaga Ahli dan supporting staff dari pihak penyedia jasa.

2. PCM membicarakan hal-hal yang sangat teknis. Kelancaran tahapan pembangunan pasca penunjukan penyedia jasa sangat bergantung pada ketajaman pembahasan tiap point dalam rapat ini.

3. PCM adalah kontrol atas keseluruhan tahapan pembangunan. Kritis tidaknya perjalanan pembangunan sebuah project dapat diidentifikasi, dianalisis dan diantisipasi lebih awal pada saat rapat ini.

4. PCM adalah alat legitimasi kedua belah pihak (baik KPA maupun penyedia jasa) atas proses pembangunan yang terjadi di lapangan. Akan tetapi hal-hal yang tidak disepakati pada rapat ini dapat dibicarakan kemudian hari sebagai pelengkap PCM.

TOPIK BAHASAN

Dalam kedua rapat diatas tentu saja ada banyak hal yang dibahas. Mulai dari bahasan yang bersifat adminsitrasi sampai ke hal-hal teknis seperti volume material, tempat pengambilan material, warna cat bahkan mungkin juga sampai kepada pembahasan jumlah helm pengaman yang digunakan para pekerja. Sangat detail bukan?

Item pembahasan PAM (PRE AWARD MEETING) adalah sebagai berikut :

1. Ketentuan mengenai bentuk nilai masa berlaku dan batas waktu penyerahan jaminan pelaksanaan

2. Jenis asuransi yang harus diserahkan sebelum tanda tangan kontrak

3. Harga satuan timpang

4. Ketentuan perhitungan eskalasi

5. Hal-hal yang telah diklarifikasi dan dikonfirmasi pada saat evaluasi penawaran

6. Hal-hal lain yang dinilai perlu

7. Berita Acara PAM.

Sedangkan item pembahasan PCM (PRE CONSTRUCTION MEETING) adalah sebagai berikut :

1. Pasal-pasal dokumen kontrak antara lain (a) asuransi pekerjaan (b) pekerjaan tambah kurang (c) penyelesaian perselisihan (d) pemeliharaan pekerjaan (e) kompensasi (f) denda (g) pemutusan kontrak (h) hal-hal lain yang dianggap perlu

2. Tata cara penyelenggaraan pekerjaan antara lain (a) Organisasi kerja (b) tata cara pengaturan pekerjaan/jadwal pelaksanaan (c) jadwal pengadaan bahan, mobilisasi peralatan dan personil (d) penyusunan rencana pemeriksaan lapangan (e) sosialisasi kepada masyarakat dan pemerintah setempat mengenai rencana kegiatan (f) penyusunan program mutu (g) lain-lain yang dianggap perlu.

3. Berita Acara PCM.

Demikianlah sekilas penjelasan tentang apa itu PRE AWARD MEETING dan PRE CONSTRUCTION MEETING. Semoga dengan penjelasan ini teman-teman yang baru berkecimpung dalam jasa konstruksi sekarang dapat membedakannya dengan baik.  Bagi para tenaga ahli konstruksi yang sudah lama mengetahui kedua istilah ini tulisan ini bisa jadi bahan pengingat agar selalu segar dalam ingatan.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: