Manajemen Waktu Bagi Pegiat Jasa Konstruksi

Bagi seorang pegiat jasa konstruksi waktu adalah pedang bermata dua.  Waktu bisa melambungkan namanya di kancah persaingan jasa konstruksi namun waktu juga bisa menenggelamkan reputasinya dari hiruk pikuk kegiatan perkembangan jasa konstruksi. Kemampuan mengelola waktu akan menjadi faktor penting bagi keberlangsungan perusahaan atau keberlangsungan kariernya sebagai pegiat jasa konstruksi perorangan.  Calon klien juga biasanya selalu memperhatikan prestasi kerja di masa lalu sebelum mempercayakan sebuah project kepada seseorang atau kepada sebuah badan usaha. Karenanya kemampuan menyelesaikan project tepat waktu akan menjadi sangat vital dalam Company Profile sebuah perusahaan atau dalam Curriculum Vitae seorang pegiat jasa konstruksi.

I. Definisi 

Manajemen waktu bagi seorang pegiat jasa konstruksi adalah tata cara mengatur, mengorganisasikan, mengefisienkan dan memanfaatkan waktu sebaik-baiknya demi tujuan akhir pembuatan sebuah project. Mengatur waktu adalah proses mengarahkan sumber daya untuk mencapai tujuan secepat mungkin.  Mengorganisasikan waktu adalah menyandingkan semua potensi ketepatan waktu yang ada dalam sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan sebaik mungkin. Mengefisienkan waktu adalah menggunakan waktu sesedikit mungkin untuk hasil yang maksimal. Sedangkan memanfaatkan waktu adalah menggunakan waktu-waktu tertentu (yang sebelumnya jeda/waktu tersebut tidak diperhitungkan efektifitasnya dalam proses pengerjaan project) untuk mempercepat pelaksanaan sebuah tahapan dalam rangkaian kegiatan pengerjaan sebuah project.

Picture by flickr.com

II. Mengapa harus ada Manajemen Waktu?

Ada begitu banyak alasan mengapa seorang pegiat jasa konstruksi wajib menata waktunya dengan baik.  Beberapa diantaranya adalah :

1. Sumber daya terbatas

Sebesar apapun sebuah perusahaan didirikan atau sebanyak apapun seorang pegiat jasa konstruksi memupuk kekayaannya pastilah keterbatasan sumber daya akan menjadi tantangan yang harus dihadapinya.  Dalam beberapa kasus keterbatasan ini bukanlah dalam perspektif sedikitnya sumber daya namun bisa juga bisa berada dalam pengertian keseimbangan antara sumber daya yang digunakan dengan impact yang bisa didapatkan oleh perusahaan atau seorang pegiat jasa konstruksi dari hasil project tersebut. 

2. Produktivitas dan efisiensi team work

Jika tanpa manajemen waktu yang baik sebuah perusahaan hanya bisa mengerjakan dua project setahun maka dimungkinkan sekali untuk mengerjakan tiga atau empat project setahun jika manajemen waktu perusahaan bisa dilaksanakan dengan baik.  Hal yang sama berlaku untuk tenaga perorangan.  Produktivitas naik beberapa kali lipat dan tentu saja keuntungan finansial akan mengikutinya.

3. Perlu penyesuaian dalam lingkungan baru

Merambah daerah lain atau mencoba ekspansi ke bidang usaha lain adalah hal lumrah bagi badan usaha jasa konstruksi atau pegiat jasa konstruksi perorangan.  Dengan lingkungan yang baru kehati-hatian dalam mengatur sumber daya wajib dilakukan. Salah satunya adalah sumber daya waktu.  Jika tidak bisa mengatur waktu dengan baik bidang usaha baru yang digeluti bisa menjadi boomerang alias bidang usaha terakhir yang digeluti.

4. Reputasi tim

Badan usaha atau perorangan yang bisa mengatasi tantangan tenggat waktu dengan baik sudah pasti akan mendapat acungan jempol dari para klien. Ini biasanya terjadi pada waktu-waktu kritis dimana  klien dihadapkan pada tuntutan penyelesaian project dengan waktu sempit dan sangat mengharapkan profesionalitas badan usaha atau pegiat jasa konstruksi perorangan untuk merampungkan kegiatan tepat pada waktu yang diharapkan.

5. Mengelola resiko dengan lebih baik

Setiap usaha ada resikonya.  Kegiatan apapun dalam lingkup jasa konstruksi mengandung banyak resiko.  Resiko ini bisa diminimalisir jika badan usaha punya waktu yang cukup untuk mengerahkan seluruh sumber daya dalam mencapai hasil akhir yang diharapkan.  Terburu-buru dalam menyelesaikan project biasanya menyebabkan banyak hal-hal penting terlewat dan hasil akhir menjadi tidak memuaskan.

III. Tips Manajemen Waktu

Setelah membaca definisi dan alasannya kita akan lihat bagaimana langkah-langkah praktis bagi sebuah perusahaan atau pegiat jasa konstruksi perorangan dalam melakukan manajemen waktu.

1. Time limit

Lihat lagi seberapa mungkin keseluruhan project selesai dalam waktu yang ditawarkan klien. Penguasaan atas lingkup dan metode kerja akan jadi kunci pada tahap awal memutuskan menerima sebuah project atau tidak.  Ada kondisi tertentu dimana secara kasat mata project tersebut mampu diselesaikan namun faktor X kadang menghadang di depan mata.  Dalam kondisi seperti ini pengalaman dan dan kedalaman wawasan pegiat jasa konstruksi mutlak diperlukan.

2. Tempatkan goal jauh ke depan

Setelah bersepakat dengan klien, seorang pegiat jasa konstruksi harus mampu menempatkan goal yang diinginkan klien pada ujung proses pembangunan sebuah project.  Jangan sampai hal-hal detail yang diinginkan klien baru disadari pada saat menjelang project berakhir dan pada saat itu tak ada waktu lagi untuk mengantisipasinya.

3. Tentukan kegiatan mayor dan kegiatan minor

Dalam setiap proses pengerjaan project pasti ada yang namanya kegiatan utama dan kegiatan pendukung.  Fokuskan perhatian pada kegiatan utama dan alokasikan waktu yang lebih lama untuk mengerjakan kegiatan tersebut.  Kegiatan pendukung sebetulnya sama pentingnya namun prioritaskan sumber daya untuk menyelesaikan kegiatan pendukung jika kegiatan utama sudah tercapai.  Namun terkadang pada kondisi tertentu kegiatan pendukung harus dilakukan terlebih dahulu sebelum kegiatan utama dilaksanakan.  Jika mengalami hal seperti ini tentu saja kegiatan pendukung harus lebih dahulu dilaksanakan namun dengan tidak mengubah prioritas atas kegiatan utama.

4. Bagi setiap kegiatan dalam sub kegiatan

Menyelesaikan project besar dalam kurun waktu tertentu akan menyita konsentrasi para pegiat jasa konstruksi.  Jika konsetrasi ini pecah maka goal tidak akan tercapai dengan baik.  Ibarat batu besar yang harus diurai menjadi pasir, maka batu besar tersebut harus dipecah dulu menjadi beberapa batu kecil baru kemudian diurai menjadi pasir.  Project juga harus dibagi menjadi beberapa kegiatan.  Kegiatan-kegiatan yang cukup besar kemudian harus dibagi menjadi beberapa sub kegiatan.  Cara kerja seperti ini akan memudahkan pegiat jasa konstruksi untuk menyelesaikan sebesar apapun project itu dengan konsentrasi yang tetap terjaga.

5. Peran leader dan follower dalam tim

Semahir-mahirnya pemain sepak bola dia harus bermain dalam satu tim yang isinya 11 pemain.  Leader sebagai pemuncak organisasi tentu saja memiliki peran besar namun jangan lupa follower juga memiliki andilnya sendiri meskipun berada di dasar struktur organisasi.  Leadership harus ditunjukkan oleh semua anggota tim baik sebagai leader maupun sebagai follower.  Ketidakmampuan mengelola leadership ini akan menyebabkan organisasi kacau dan goal menjadi kabur pencapaiannya. 

6. Susun hirarki penyelesaian masalah

Dalam mencapai goal di ujung proses pembangunan, masalah pasti selalu ada.  Sekalipun sudah diadakan PAM dan PCM diawal project, namun kondisi faktor X seperti pernah disebutkan sebelumnya mungkin saja terjadi.  Lingkungan sosial, keuangan negara, kelangkaan material pada jalur rantai pasok hingga masalah kecil seperti rusaknya alat-alat minor, errornya sistim kelistrikan di tempat kerja dan bahkan gangguan penyakit menular bisa saja dihadapi pada saat penyelesaian project.  Untuk menyelesaikan masalah ini sekaligus mungkin saja dilakukan tetapi akan lebih efektif jika masalah kecil diserahkan pada penanggungjawab yang lebih rendah kedudukannya dalam organisasi sedangkan masalah besar harus diselesaikan oleh top leader.  Jika terjadi sebaliknya maka proses penyelesaian masalah akan tidak efektif dan masalah bisa menjadi berlarut-larut.

7. Identifikasi peran

Mengidentifikasi siapa yang berperan dalam struktur organisasi kerja internal tentu saja mudah.  Apalagi jika tim kita sudah terbentuk lama.  Tantangan dalam hal ini adalah pada saat kita harus mengidentifikasi personel di luar organisasi kita.  Dalam penyelesaian project tentu saja akan banyak pihak yang terlibat dan itu menuntut kita untuk dapat berkoordinasi dengan baik.  Dalam beberapa case misalnya sebuah project harus melibatkan aparat keamanan atau juga melibatkan elemen masyarakat dalam pengerjaannya.  Jika mahir dalam mengidentifikasi peran eksternal seperti ini, ada semacam jaminan bahwa koordinasi eksternal kita akan menjadi kuat dan itu bagian dari terlaksananya seluruh proses kegiatan pembangunan tepat waktu.

8. Alat yang diperlukan 

Klien yang selalu berfikiran profit oriented biasanya pada saat perencanaan berlangsung telah meminta kepada konsultan perencana untuk membuat network diagram yang ketat demi menghemat waktu dan biaya.  Jika anda terlupa menyediakan alat yang tepat untuk pekerjaan konstruksi, anda akan terlambat menyelesaikan satu atau beberapa bagian dari proses konstruksi tersebut tepat waktu dan itu berarti anda merusak network diagram yang telah disusun sebelumnya.  Karenanya penting untuk mempersiapkan perencanaan alat yg telah tersedia (ready di lokasi pembangunan), alat mana yang membutuhkan waktu untuk dipesan, alat mana yang akan datang terlambat ke lokasi pembangunan, alat mana yang sudah mendekati masa kerusakan dan perlu perawatan/pemeliharaan dan alat mana yang butuh penanganan keahlian khusus dari personil yang tepat.  Kemahiran dalam merencanakan divisi peralatan ini bisa membuat anda mempercepat kegiatan konstruksi dan mengurangi resiko keterlambatan.

9. Haruskah pakai pengingat milestone?

Milestone adalah tahapan yang harus dilalui oleh badan usaha atau pegiat jasa konstruksi perorangan dalam menyelesaikan project.  Dalam proses pembangunan yang rumit milestone bisa menjadi sangat panjang dan sangat beragam.  Memetakan seluruh milestone awal hingga ke milestone akhir dalam timeline project dan memberi penekanan waktu penyelesaian tiap milestone akan menghemat waktu anda dalam mengambil keputusan dan mengefektifkan penggunaan sumber daya dalam tim anda.

10. Lakukan evaluasi pada tiap milestone.

Jangankan menjelang akhir proses, bahkan pada saat milestone-milestone awal dimulai pun evaluasi harus dilakukan.  Meskipun awal yang baik belum tentu berujung positif namun start yang buruk tentu saja tidak diharapkan terjadi.  Potong prosedur yang berbelit jika itu menjadi kendala pada salah satu milestone.  Lakukan perampingan jika struktur terlalu gemuk atau sebaliknya tambah personil jika target-target milestone terlihat sulit dicapai pada waktu yang telah disepakati.  Lihat alat apa yang bekerja kurang maksimal. Teliti apakah alat itu kurang dari sisi hardware atau justru lemah dari sisi software.  Sistem perekrutan juga bisa ditinjau ulang.  Anggota tim yang keteteran beban kerja bisa diberi penguatan atau diberi pilihan untuk bekerja di bidang lain. Sebaliknya anggota tim yang berkinerja super harus diberi reward yang memuaskan.  Reward tak perlu mahal.  Hadiah satu hari off atau perayaan kecil dengan pin employee of the month atau kue taart sederhana akan membangkitkan kebanggaan.

11. Jangan terlalai deviasi positif

Prestasi kadang melenakan.  Setelah persiapan yang matang dan perencanaan yang memadai biasanya kita akan mengalami trend kenaikan progress report di lapangan.  Progress report ini pada beberapa case ternyata bisa melampaui ekspektasi perencana.  Beberapa item yang direncanakan untuk dikerjakan belakangan ternyata bisa lebih cepat terealisasi.  Kolega penting berkahlian khusus yang tadinya mengabarkan berhalangan datang tiba-tiba muncul atau bisa juga izin yang tadinya diperkirakan berbelit ternyata cepat terealisasi.  Pada saat seperti ini biasanya kita akan  menepuk dada dan cenderung melambatkan intensitas kerja.  Adalah hal lumrah jika perlambatan ini terjadi namun jika terlalu berlarut-larut dalam euforia anda bisa lengah dan pada saat anda kembali ke rutinitas tiba-tiba mendapati progress anda jeblok.

12. Lakukan percepatan jika memungkinkan. Klien akan menyukai itu.

Bekerja menyelesaikan project tepat waktu sesuai rencana tentu saja akan menyenangkan klien, tetapi mengejutkannya dengan penyelesaian lebih cepat dari waktu yang direncanakan akan memukau klien. Langkah-langkah bisnisnya mungkin bisa lebih efektif karena bangunannya lebih cepat selesai.  Kredit klien di bank bisa jadi lebih murah pelunasannya bahkan mungkin saja terjadi lompatan ekspansi bisnis yang luar biasa karena timing yang tiba-tiba berpihak kepada klien kita.

13. Take the risk

Pengambilan keputusan adalah salah satu faktor penting dalam manajemen pada umumnya.  Bila kita secara spesifik membicarakan manajemen waktu bagi pegiat jasa konstruksi maka pengambilan keputusan akan selalu berputar pada penentuan pilihan diantara beberapa alternatif yang berhubungan ketat dengan time limit sebuah project diselesaikan.  Jangan lupa yang harus diukur bukan hanya sekedar pilihan namun juga konsekwensi tersamar dibalik pilihan.  Pertimbangkan fakta-fakta lampau yang mendasari kondisi keharusan pengambilan keputusan hari ini lalu lihat fakta kondisi sekarang dan yang terutama adalah apakah pilihan yang akan dieksekusi nanti bisa memangkas atau malah memperpanjang waktu pengerjaan.

Beranilah mengambil keputusan dan jangan ragu setelah keputusan diambil.  Eksekusi segera pilihan-pilihan yang paling logis dan tutup diskusi dengan tim.  Diskusi berkepanjangan pasca pengambilan keputusan akan membuat anda tidak konsisten dengan keputusan anda dan menimbulkan aura ketidakpercayaan dalam tim.

14. Katakan tidak pada tambahan kegiatan yang akan mengacaukan target waktu
Terkadang pegiat jasa konstruksi menghadapi klien yang selalu ingin menambah kegiatan yg dia inginkan.  Dalam kondisi seperti ini pertimbangkan hal berikut :

• Lihat lagi apakah penambahan kegiatan itu sesuai atau menunjang main project yang sedang anda kerjakan.  Jika malah menghambat, jelaskan resikonya kepada klien.
• sesuaikan budget atau sesuaikan waktu.  Menambah kegiatan berarti menambah panjang waktu penyelesaian project. Ini benar-benar harus dipertimbangkan karena penambahan waktu berarti beberapa alat atau beberapa personil yang harusnya sudah demobilisasi mau tidak mau bertahan di lokasi.  Ini akan membuat biaya produksi membengkak.  Rundingkan konsekwensi ini dengan klien.
• Terima jika hasil analisis memadai atau tolak jika hasil analisis buruk

15. Hindari Procrastination (penundaan kegiatan hingga menit terakhir)

Menunda pekerjaan adalah musuh utama seorang profesional.  Disadari atau tidak, bergelut dalam dunia jasa konstruksi memang akan memeras fikiran dan tenaga namun langkah yang harus diambil bukanlah membiasakan diri menunda pekerjaan agar mendapatkan jeda yang nyaman.  Jika lelah, ambil jeda untuk istirahat. Bahkan akan lebih baik jika jeda itupun telah direncanakan dengan detail dalam planning awal proses sebuah project dikerjakan.  Artinya seorang pegiat jasa konstruksi harusnya sudah mampu memperkirakan bahwa setelah fase tertentu atau setelah milestone tertentu tubuhnya akan butuh istirahat sehingga target pekerjaan perlu disela dengan fase istirahat.  Beberapa trik untuk menghindari kebiasaan penundaan ini adalah dengan

• memajukan target akhir sejam lebih awal, sehari lebih awal atau seminggu lebih awal.  Jadi majukan target anda satu satuan waktu lebih awal dari seharusnya. Dengan demikian anda telah menciptakan zona panik anda sendiri dan otomatis tubuh dan fikiran anda akan berusaha menyelesaikan target itu dengan asumsi bahwa anda bisa istirahat lebih awal pada akhir milestone.
• melakukan hal ringan terlebih dahulu baru kemudian mengerjakan hal-hal berat akan menghemat tenaga anda. Jika tenaga anda efisien maka anda akan terhindar dari kelelahan karena pada ujungnya kelelahan akan memancing rasa malas dan ingin menunda. 
• tetap fokus pada tujuan akhir.  Ini akan membuat anda tidak memikirkan hal lain kecuali goal yang telah anda buat sendiri di awal perencanaan proses pembangunan.

Keseluruhan manajemen waktu yang kita bicarakan diatas tidak hanya dilaksanakan pada saat project berlangsung.  Dalam kehidupan sehari-hari seorang pegiat jasa konstruksi dituntut untuk tetap menjalankannya sehingga bukan hanya efektifitas dan efisiensi sumber daya yang bisa didapatkan namun juga pemanfaatan lifetime sang pegiat jasa konstruksi dapat diraih sebaik mungkin.  Ingat, sebagai manusia biasa umur akan membatasi kebugaran tubuh dan pada saat tubuh tak sekuat sebelumnya keseluruhan cita-cita sebagai seorang manusia harusnya telah bisa diraih.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: